Onboarding in de detailhandel: zo laat je nieuwe medewerkers echt landen

Veel organisaties steken veel tijd en energie in het vinden van nieuwe medewerkers. Maar zodra iemand is aangenomen, verslapt die aandacht vaak snel. En juist in de eerste maanden ontstaat het beeld dat bepaalt of iemand zich verbonden voelt, zich ontwikkelt en wil blijven. Tijdens het Seminar Ontwikkelpad Detailhandel verzorgt Margreet Tijms een workshop over onboarding in de detailhandel. We spreken haar over wat er in de praktijk misgaat, wat wel werkt en hoe je nieuwe medewerkers sneller productief, blij en betrokken maakt. 

Waarom verdient onboarding volgens jou meer aandacht?

“Organisaties richten veel aandacht op werving en selectie”, vertelt Margreet. “Er is een vacature, er wordt gezocht naar de juiste kandidaat en iedereen doet zijn best om diegene binnen te halen. Maar zodra de nieuwe medewerker is begonnen, ontstaat al snel de houding: succes, maak er iets moois van. Met een beetje geluk vraagt de leidinggevende aan het einde van de eerste dag nog even hoe het is gegaan.” Dat is volgens haar een grote gemiste kans. De eerste werkdag is namelijk niet het einde van de werving, maar het begin van een belangrijke periode. “Volgens cijfers die ik in mijn werk gebruik, bepaalt 86 procent van de medewerkers in het eerste halfjaar of zij willen blijven of vertrekken. Tegelijkertijd is 60 procent ontevreden over de begeleiding tijdens die eerste periode. Als je die cijfers naast elkaar legt, is het niet zo vreemd dat nieuwe medewerkers soms alweer snel vertrekken.”

Opvallend is dat organisaties vaak denken dat hun onboarding goed is geregeld. Er ligt een welkomstpakket klaar, iemand krijgt een bos bloemen of ontvangt een cadeautje van het hoofdkantoor. “Dat is natuurlijk hartstikke leuk”, zegt Margreet. “Maar een bloemetje of een paar sokken maakt uiteindelijk niet het verschil. Het gaat erom wat iemand daarna, in de dagelijkse praktijk, ervaart.”

Loopbaanmogelijkheden zichtbaar maken 

Een bijbaan kan uitgroeien tot meer. Soms doordat iemand doorgroeit naar een leidinggevende rol. Soms doordat iemand zich specialiseert in producten, service, logistiek, visual merchandising of klantadvies. Soms doordat iemand ontdekt dat werken met mensen goed past. Maar medewerkers zien die mogelijkheden niet altijd vanzelf. 

Ook werkgevers bespreken ze niet altijd op tijd. Zeker bij jongeren of tijdelijke medewerkers wordt vaak gedacht: die gaat toch weer weg. Dat kan kloppen. Maar het kan ook anders lopen als iemand perspectief ziet. Een loopbaan begint vaak met een gesprek. Niet meteen groots of formeel, maar gewoon: “Wat vind je leuk aan dit werk?” “Waar wil je beter in worden?” “Heb je weleens gedacht aan een volgende stap?” 

“Een bloemetje op de eerste werkdag is hartstikke leuk, maar het echte verschil ontstaat daarna: in de dagelijkse aandacht, begeleiding en praktijk op de werkvloer.” 

Wat maakt het verschil tussen een nieuwe medewerker die alleen begint en iemand die echt goed landt? 

Volgens Margreet begint goede onboarding bij een praktische basis die op orde is. In een kantooromgeving betekent dit bijvoorbeeld dat de laptop werkt en dat er een werkplek beschikbaar is. In een winkel gaat het om andere zaken. Kan de nieuwe medewerker in het kassasysteem? Weet diegene waar materialen liggen, welke taken moeten worden uitgevoerd en bij wie hij of zij terechtkan met vragen? “Dat lijken misschien kleine dingen, maar voor een nieuwe medewerker zijn ze heel bepalend. Als iets niet is geregeld, denkt iemand al snel: jullie wisten toch dat ik kwam? Zo ontstaat vanaf het begin het gevoel dat je er alleen voor staat.”

Een herkenbaar voorbeeld is dat van een veertienjarige die bij een grote supermarkt aan haar eerste bijbaan begon. De werving verliep uitstekend: na haar online aanmelding werd ze snel gebeld en ze volgde vooraf een e-learning. Ook ontving ze vanuit het hoofdkantoor een paar sokken als welkomstcadeau. Maar eenmaal op de werkvloer kreeg ze vooral te horen dat ze sneller moest werken. Niemand nam rustig met haar door hoe ze de medewerkersapp kon gebruiken of vroeg waarbij ze nog hulp nodig had. Inmiddels is ze van plan te vertrekken zodra ze oud genoeg is om ergens anders te werken.

“Dat is ontzettend zonde en ook helemaal niet nodig”, reageert Margreet. “Als iemand na de eerste werkdag oprechte belangstelling had getoond en had gevraagd wat goed ging en waarbij ze nog hulp nodig had, was haar ervaring waarschijnlijk heel anders geweest.” Daarom zijn aandacht en begeleiding volgens haar essentieel. Een leidinggevende kan die rol vervullen, maar ook een buddy kan veel betekenen. Voorwaarde is wel dat deze mensen weten wat er van hen wordt verwacht en daar tijd voor krijgen.

Hoe zorg je dat onboarding op de werkvloer werkt?

Dat is precies waar het volgens Margreet vaak schuurt. “HR kan een prachtig onboardingprogramma bedenken, maar uiteindelijk ontstaat de ervaring van de medewerker iedere dag opnieuw in het team en op de werkvloer.” Leidinggevenden en ervaren medewerkers hebben het ondertussen druk. De begeleiding van een nieuwe collega voelt dan al snel als iets wat er ook nog bij moet. Daarom heeft het weinig zin om onboarding alleen vanuit HR of L&D te ontwikkelen. “Je moet samen met de mensen op de werkvloer kijken waar zij tegenaan lopen en wat hen helpt om een nieuwe collega goed te begeleiden.” Soms is meelopen met een nieuwe medewerker al genoeg om knelpunten zichtbaar te maken. Waar moet iemand lang zoeken? Welke informatie ontbreekt? Welke handeling wordt wel uitgelegd, maar is een dag later alweer vergeten?

Margreet laat ook zien hoe praktisch en eenvoudig een oplossing kan zijn. Zo kan aan de binnenkant van een kast een eenvoudig lijstje hangen met de taken van die dag en instructies voor situaties die minder vaak voorkomen, zoals het verwerken van een cadeaubon. “De informatie is dan beschikbaar op het moment dat je die nodig hebt. Je kunt alles in een uitgebreid handboek zetten, maar als dat handboek onder in een kast ligt, heeft niemand er iets aan. “Een bloemetje op de eerste werkdag is hartstikke leuk, maar het echte verschil ontstaat daarna: in de dagelijkse aandacht, begeleiding en praktijk op de werkvloer.”

Wat gaan deelnemers tijdens jouw workshop ontdekken over een goede start?

In de workshop maken deelnemers kennis met Margreets stappenplan voor onboarding. De eerste stap is meteen een belangrijke: verzamel de juiste mensen om je heen. Dat zijn niet alleen collega’s van HR of L&D, maar juist ook leidinggevenden, medewerkers uit de winkel en andere betrokken afdelingen.

Deelnemers onderzoeken hoe zij de praktische basis op orde kunnen brengen, aandacht en begeleiding kunnen organiseren en informatie beter kunnen laten aansluiten op het moment waarop een medewerker die nodig heeft. Ook is er aandacht voor verwachtingsmanagement. “Wat verwacht de nieuwe medewerker van het werk en van de organisatie? Wat verwachten wij van deze medewerker? En hoe zorgen we ervoor dat die verwachtingen bij elkaar komen?”

Daar ligt ook een duidelijke verbinding met het ontwikkelpad. Een ontwikkelpad kan een nieuwe medewerker vanaf het begin laten zien wat er nodig is om het werk goed uit te voeren, wat hij of zij verder kan leren en welke vervolgstappen mogelijk zijn. Daarmee gaat onboarding niet alleen over de eerste weken, maar ook over perspectief.

Wat kunnen deelnemers na afloop anders doen?

De workshop wordt nadrukkelijk interactief. Deelnemers brengen hun eigen ervaringen en vraagstukken mee en leren ook van andere organisaties. Dat is belangrijk, omdat de detailhandel heel divers is. Onboarding binnen een grote supermarktketen vraagt soms om andere oplossingen dan binnen een kleine zelfstandige winkel. Tegelijkertijd zijn de basisvragen overal hetzelfde: voelt iemand zich welkom, weet diegene wat er wordt verwacht en is de juiste hulp op het juiste moment beschikbaar?

“Mijn doel is dat deelnemers na afloop beter weten hoe zij ervoor kunnen zorgen dat nieuwe medewerkers sneller productief, blij en betrokken zijn”, zegt Margreet. “We gaan niet alleen praten over mooie plannen. De vertaling naar de praktijk staat centraal: wat kun jij hier morgen al mee doen?”

Iedere deelnemer verlaat de workshop daarom met minimaal drie concrete ideeën die direct binnen de eigen organisatie kunnen worden toegepast.

Zelf aan de slag met een betere onboarding?

Wil je ontdekken hoe je nieuwe medewerkers niet alleen welkom heet, maar ook echt goed laat landen? Neem tijdens het Seminar Ontwikkelpaden deel aan de interactieve workshop van Margreet. Je krijgt praktische inspiratie, leert van de ervaringen van andere deelnemers en vertrekt met minimaal drie ideeën die je de volgende dag al kunt toepassen.